書類整理のルール:分類しない

スポンサーリンク

昨年購入したモバイルスキャナがとても便利で書類整理がはかどっています。

 ScanSnap iX100で書類の整理がはかどる


富士通のスキャナー、ScanSnap iX100です。
片手で持てる超コンパクトなスキャナ。

 

ラップと比べてもこの大きさ。重さはたったの400g。
引っ越す時もかさばらない、ミニマリスト向きのサイズです。

こんなに小さくても、スキャンのスピードは速く、普段の書類の整理には十分です。

  • バッテリー搭載で充電可能。電源がない場所でも使える
  • Wi-Fiでスマホやタブレットとの接続も可能
  • 読み取り速度が速い
  • 連送給紙機能で連続読み取り可能
  • 小さいサイズの紙は2枚以上同時に読み込み可能

などなど。あと、付属のソフトも使いやすいです。スキャンした書類は一旦パソコンに保存して、Evernoteに入れています(全ての書類をクラウドのみに保存するのは少々不安なので)。
小さいくせにパワフルで、初めてスキャンした時はその速度と使いやすさに感動しました。

両面スキャンはできないので、1回のスキャンで裏も表もスキャンしたい人には向かないかなと思います。でも、片面ずつでも十分速いので、私はiX100にして良かったと思っています。

現在(3/9)の価格はamazonで2万円ちょっとです。
私の中の、昨年買って良かったものランキングの1位はこのスキャナです。

 


富士通 スキャナー ScanSnap iX100 (A4/片面)

書類整理のルール

私の書類整理のルールはずばり、紙の書類を分類しないこと。

え?分類した方が見やすいし、探しやすいじゃないの?と思われるかもしれません。
それはその通りです。

が、分類はきちんと分けてこそ活きるもの。
今日は面倒だから、とりあえずココに、明日ちゃんとしまおう、なんて思った日には、どんどん散らかってしまいます。分類整理をするなら、「とりあえず」や「例外」を作ってはいけないんです。

以前、蛇腹のファイルケースに書類を分類していましたが、1つ例外を作るとどんどん崩壊してしまい、最終的にはどこに何を入れていたかわからなくなってしまいました(見出しラベルをつけていなかったせいもあると思います)。

書類を探すのに、あちこち見るのは面倒ですよね。

分類せずに、一箇所にまとめていれば、たったひとつボックスの中を探すだけで済むということに気付き、それ以来、分類はやめました。あれは、ちゃんと整理整頓ができて、それを継続できる人向けのものなんだな・・来世でがんばろ、と思った次第です。

なので、今は100円ショップのファイルボックスにまとめて入れています。
原本を捨てても問題ない書類は、スキャンしたら即シュレッダーをかけて捨てます。

 

逆に、スキャンした後のデータの書類は項目別に分類しています。データは後から検索して探すのは面倒ですし、分類した方が絶対使いやすいので、面倒でも分けることにしています。というか紙の書類のように、とりあえずここに・・となりにくいのはなんでなんでしょうかね。マウスでポイッと移動するだけなので、ズボラな私でもできるのかも知れません笑。

スポンサーリンク